Como o sistema funciona
O Inventário Certo conduz a contagem física como um processo com etapas bem definidas e papéis separados. Cada item recebe uma etiqueta com QR Code; a equipe conta esse item em rodadas; o sistema compara o contado com o estoque do sistema e, quando há diferença, encaminha o item para a contagem oficial da Controladoria. No fim, gera os relatórios de fechamento com a acuracidade do inventário.
O caminho completo, em seis fases
Planejamento
Criar o inventário, cadastrar a equipe e abrir os trabalhos.
Carga da base
Importar a planilha do estoque que será conferido.
Etiquetas
Gerar os QR Codes e fixá-los nas posições físicas.
Contagens
1ª e 2ª contagem em campo, lendo as etiquetas.
Controladoria
Resolver divergências com a 3ª contagem oficial.
Relatórios
Fechar o inventário e exportar o resultado oficial.
O ciclo em uma frase
Cadastrar o estoque → etiquetar → contar duas vezes às cegas → a Controladoria desempata as diferenças → fechar com a acuracidade calculada.
Como acessar
O sistema abre dentro do painel administrativo do site, em tela cheia. Cada pessoa entra com o seu próprio login e senha — é o login que define o perfil e, portanto, o que ela enxerga. Para quem vai contar em campo pelo celular, a barra lateral traz um QR Code de Acesso: basta apontar a câmera para ele e o sistema abre direto no aparelho, sem precisar digitar o endereço.
Cada um vê apenas o que precisa
O menu lateral se ajusta ao perfil. Um conferente vê somente o módulo de leitura; um administrador vê tudo. Não há como acessar uma tela fora da sua permissão — isso protege a integridade da contagem.
Atualizar a página não tira você do lugar
O sistema é uma tela única que guarda onde você está. Se apertar F5 ou recarregar, ele reabre na mesma tela e aba em que estava — útil quando a Controladoria fica acompanhando o ciclo e não quer voltar ao início a cada atualização.
Os quatro perfis
Antes de distribuir tarefas, entenda quem faz o quê. Cada perfil herda tudo do anterior e acrescenta novas responsabilidades.
Conferente
A pessoa em campo. Executa a contagem física lendo as etiquetas.
- Faz a 1ª e a 2ª contagem
- Usa apenas o módulo Ler QR-Code
- Não vê valores nem relatórios
Coordenação
Acompanha o andamento e dá suporte à operação de contagem.
- Tudo do Conferente
- Acessa o Dashboard e o Input Manual
- Extrai relatórios parciais
Controladoria
A autoridade do inventário. Governa as fases e dá a palavra final.
- Tudo da Coordenação
- Libera e congela cada contagem
- Faz a 3ª e a 4ª contagem oficial
Administrador
Prepara e mantém o sistema. Tem acesso total a tudo.
- Cria inventários e importa a base
- Gera as etiquetas
- Gerencia usuários e acessos
Quem acessa cada módulo
| Módulo | Conferentecampo |
Coordenaçãoapoio |
Controladoriaauditoria |
Adminpreparo |
|---|---|---|---|---|
| Ler QR-Code (contagem) | ● | ● | ● | ● |
| Dashboard | — | ● | ● | ● |
| Input Manual | — | ● | ● | ● |
| Relatórios Finais | — | ● | ● | ● |
| Liberar / congelar contagens | — | — | ● | ● |
| Contagem oficial (3ª e 4ª) | — | — | ● | ● |
| Carga de Dados | — | — | — | ● |
| Geração de QR (A4 / Excel) · Nova Etiqueta | — | — | — | ● |
| Usuários & Acessos | — | — | — | ● |
O menu, por grupos
A barra lateral organiza os módulos em quatro blocos. É um bom mapa mental do processo: você desce a lista mais ou menos na ordem em que o inventário acontece.
Planejamento & abertura
Tudo começa antes da primeira contagem. Nesta fase o Administrador cria o inventário e monta a equipe, e a Controladoria registra a reunião de abertura — o marco que autoriza o início dos trabalhos e fica gravado para auditoria.
Crie o inventário
Use o botão + Novo na barra superior para abrir um inventário. Dê um nome claro (por exemplo, “Inventário Geral — Manaus”) e identifique a unidade ou planta. Esse inventário será o “ano-base” de tudo o que vem a seguir; o seletor no topo permite alternar entre inventários quando houver mais de um.
Cadastre a equipe e defina os perfis
Para cada pessoa, preencha nome, login, e-mail e senha, e escolha o perfil — Conferente, Coordenação, Controladoria ou Administrador. O perfil define exatamente quais telas a pessoa poderá usar. Crie os conferentes que farão a contagem em campo e ao menos um responsável de Controladoria.
Registre a reunião de abertura
Anote o coordenador do inventário, o responsável da Controladoria, o auditor (interno ou externo) e as observações da reunião — regras combinadas, orientações e informativos. Esse registro abre oficialmente o ciclo e serve de referência durante todo o processo.
A abertura é responsabilidade da Controladoria
Liberar e congelar contagens são atos de governança. Por isso a reunião de abertura e todo o ciclo oficial ficam na tela Controladoria (aba Comando), acessível à Controladoria e ao Administrador. Cada ação gera registro no log de auditoria.
Carga da base do estoque
A base é a lista do que deveria existir, segundo o sistema da empresa. É contra ela que cada contagem será comparada. O Administrador importa essa lista a partir de uma planilha Excel; o sistema valida o arquivo, mostra uma prévia e só então grava os itens.
A planilha de importação
Monte um arquivo Excel com uma linha por item. A coluna Etiqueta é a chave: é o código que vai no QR Code e amarra a contagem ao item. As demais colunas descrevem e valorizam o estoque.
Prepare a planilha
Exporte o estoque do seu sistema para uma planilha com as colunas acima. Garanta que cada item tenha uma etiqueta única — duas linhas com o mesmo código geram conflito. Revise quantidades, custos e locações: o que entrar aqui vira a referência oficial de comparação.
Importe e valide o arquivo
Em Carga de Dados, selecione a planilha. O sistema lê o arquivo, reconhece as colunas e valida o conteúdo antes de gravar — apontando linhas com problema para você corrigir. Nada é importado enquanto houver erro pendente.
Confira a prévia e confirme
Antes de importar, o sistema mostra uma visualização dos itens lidos. Confira os totais — quantidade de etiquetas, soma de quantidade e de valor —, escolha o modo de carga (substituir ou incremental) e confirme. A base passa a existir e o inventário fica pronto para receber as etiquetas.
Dois modos de carga: substituir ou incremental
Substituir base apaga tudo e recarrega a partir do arquivo — use na primeira carga. Adicionar / atualizar (incremental) preserva os itens já cadastrados, suas contagens e a amostra de auditoria: atualiza as etiquetas que já existem e inclui as novas, sem apagar nada. É o modo certo para acrescentar lotes de etiquetas com o inventário já em andamento — por exemplo, itens em poder de terceiros, cuja quantidade costuma variar bastante.
Substituir só antes de contar
O modo substituir remove os itens já cadastrados antes de gravar os novos — use apenas no início, antes de qualquer contagem. Com o inventário em andamento, para acrescentar etiquetas use sempre o modo incremental.
Geração e fixação das etiquetas
Cada item da base vira uma etiqueta com QR Code. É esse código que o conferente vai ler para registrar a contagem. O Administrador gera as etiquetas em PDF (para imprimir) ou em Excel, imprime e a equipe as fixa nas posições físicas correspondentes.
Anatomia da etiqueta
Dois formatos para gerar
QR-Code A4 (PDF)
Folha A4 pronta para impressão, com 5 colunas × 7 linhas = 35 etiquetas por página (layout padrão, ajustável). Ideal para imprimir em volume e recortar.
QR-Code XLS (Excel)
Planilha Excel com os QR Codes já incorporados em cada linha, ao lado dos dados do item. Útil quando você precisa de um arquivo de trabalho, conferência em tela ou layout de impressão próprio.
Gere as etiquetas
Escolha o formato e gere o arquivo. Em PDF, cada página traz 35 etiquetas no padrão 5×7. Você pode gerar para toda a base ou para um recorte (por depósito, por exemplo).
Imprima e recorte
Imprima o PDF em papel adesivo ou comum. Mantenha a impressão em 100% / tamanho real, sem “ajustar à página”, para que o QR Code não distorça e a leitura permaneça rápida e confiável.
Fixe na posição correta
Cole cada etiqueta no item ou na sua locação correspondente. Capriche aqui: a etiqueta certa no lugar certo é o que garante que a contagem caia no item certo. Confira a descrição impressa para evitar trocas.
Apareceu um item sem etiqueta? Use “Nova Etiqueta”
Se durante a operação surgir um item que não está na base, o Administrador pode cadastrá-lo avulso pelo módulo Nova Etiqueta, informando seus dados. Ele entra na base e passa a poder ser contado normalmente.
As contagens (1ª e 2ª)
Agora a equipe vai a campo. O conferente lê cada etiqueta e informa a quantidade que realmente encontrou. O inventário trabalha com até quatro rodadas: as duas primeiras são da operação; a terceira e a quarta são oficiais, conduzidas pela Controladoria e pela auditoria.
As quatro rodadas
Primeira leitura física de cada etiqueta. Feita às cegas, sem ver o estoque do sistema.
Recontagem independente, para confirmar a primeira. Também às cegas.
Desempate oficial, só para itens divergentes. Prevalece no fechamento.
Amostras conferidas pela auditoria. Oficiais, com prioridade máxima.
Por que a contagem é “cega”
Ao registrar, o conferente não vê a quantidade que o sistema esperava nem o que foi contado antes. Isso elimina o viés de “confirmar” um número e faz cada rodada ser uma medição honesta e independente. Se a mesma etiqueta for relida na mesma rodada, o sistema avisa que ela já foi contada.
Como o conferente registra uma contagem
A Controladoria libera a 1ª contagem
Nada é contado antes da liberação. No painel Controladoria (aba Comando), a Controladoria aciona Liberar 1ª Contagem. O status muda para aberta e os conferentes já podem começar.
Leia a etiqueta e informe a quantidade
No celular ou no computador, o conferente abre Ler QR-Code e aponta a câmera para o código — ou digita o número da etiqueta e pressiona Enter. O sistema mostra o item para conferência. Ele seleciona a rodada 1ª Contagem, digita a quantidade encontrada e registra. Repete para cada etiqueta.
Congelar a 1ª e abrir a 2ª
Quando a 1ª contagem termina, a Controladoria aciona Congelar 1ª Contagem (trava os números) e em seguida Liberar 2ª Contagem. A operação recomeça — de preferência com conferentes diferentes — para uma recontagem independente.
Faça a 2ª contagem (também cega)
Mesma mecânica da primeira, agora com a rodada 2ª Contagem selecionada. Como é cega, o conferente não vê o que foi contado na 1ª — o objetivo é justamente comparar duas leituras independentes. Ao final, a Controladoria aciona Congelar 2ª Contagem.
O leitor só funciona com a rodada liberada
O conferente só registra quando a contagem que está usando está liberada. Se a rodada estiver congelada, ainda não liberada, ou for uma etapa exclusiva da Controladoria (3ª/4ª), a tela Ler QR-Code desabilita a câmera e mostra um aviso explicando o motivo — nada é lido por engano. Assim que a Controladoria liberar a rodada, o leitor reativa sozinho.
O que acontece quando os números não batem
A comparação com o estoque do sistema é automática. Sempre que uma contagem diverge, o item é encaminhado para a contagem oficial da Controladoria. Estas são as regras:
1ª contagem divergente
Se a 1ª contagem não bater com o sistema, a etiqueta já nasce pendente para a 3ª contagem da Controladoria.
2ª contagem divergente
Se a 2ª contagem não bater com o sistema, também é gerada uma 3ª contagem oficial para aquele item.
3ª contagem é oficial
Toda contagem feita pela Controladoria é oficial e prevalece no fechamento sempre que existir.
4ª contagem de auditoria
Amostras solicitadas pela auditoria são oficiais e ficam registradas com prioridade máxima.
Divergência não se resolve no campo
O conferente não corrige diferenças — ele apenas conta. Itens divergentes seguem automaticamente para a 3ª contagem, que é responsabilidade exclusiva da Controladoria. Isso mantém a separação entre quem conta e quem decide.
Controladoria & auditoria
A Controladoria é a autoridade do inventário. Ela conduz o ciclo oficial — liberando e congelando cada rodada — resolve as divergências com a 3ª contagem, valida as pendências e, quando há auditoria externa, gera as amostras da 4ª contagem. É também aqui que nasce o indicador de acuracidade.
O ritmo de cada rodada
Toda contagem oficial segue o mesmo ciclo de três tempos. É esse ritmo que dá rastreabilidade ao inventário: nada conta sem liberação, nada fecha sem congelamento.
Liberar
A Controladoria abre a rodada para contagem.
Contar
As leituras da rodada são registradas.
Congelar
Os números são travados para análise.
Resolvendo as divergências
Libere e faça a 3ª contagem oficial
Os itens que divergiram na 1ª ou na 2ª contagem já estão marcados como pendentes. A Controladoria aciona Liberar 3ª Controladoria e reconta fisicamente esses itens. A 3ª aceita apenas etiquetas que divergiram na 1ª ou na 2ª — ler uma etiqueta que bateu nas duas rodadas é recusado, para não recontar o que já está certo. Por ter a permissão de contagem oficial, a Controladoria enxerga as rodadas 3ª e 4ª que os conferentes não acessam e pode reconferir e regravar a quantidade direto, sem passar por fila de aprovação. Ao terminar, aciona Congelar 3ª Contagem.
Aprove ou rejeite as pendências
Registros da operação que precisam de validação — como etiquetas avulsas ou ajustes lançados pelo Input Manual nas contagens 1ª e 2ª — entram numa fila de pendências. A Controladoria revisa cada uma e decide: aprovar, e o registro passa a valer no inventário, ou rejeitar. As recontagens oficiais da própria Controladoria (3ª e 4ª) não passam pela fila — são gravadas direto. Toda decisão fica no log de auditoria.
Gere a amostra da 4ª (auditoria)
Em Amostragem de Auditoria, escolha como montar a amostra. No modo Aleatória, informe a quantidade e o sistema sorteia os itens — bom para representatividade estatística. No modo Seleção manual, você escolhe item a item: ordene por maior valor em estoque ou maior quantidade, busque por etiqueta ou descrição e marque exatamente o que a auditoria quer reconferir. Depois, Liberar 4ª Auditoria abre essa rodada — cujas contagens são oficiais e têm prioridade máxima no fechamento. Durante a 4ª, o leitor aceita apenas as etiquetas que entraram na amostra; qualquer outra é recusada, garantindo que a auditoria confira exatamente o conjunto sorteado ou selecionado.
Acompanhe as divergências na tela Ciclo & Contagens
No painel Controladoria → Ciclo & Contagens, cada rodada exibe os contadores de Divergentes e Pendentes. Esses números são clicáveis: ao tocar, abre a lista dos itens — etiqueta, depósito, descrição e localização — para a Controladoria saber exatamente onde recontar. Na lista de pendentes da 3ª, aparecem ainda as colunas 1ª e 2ª (com o valor em vermelho na contagem que divergiu) e um selo indicando se a divergência foi na 1ª, na 2ª ou em ambas.
Aleatória ou dirigida? Depende do objetivo
A amostra aleatória dá representatividade estatística — uma fotografia imparcial do estoque. A seleção manual serve à amostragem dirigida, que a auditoria usa para focar onde o risco é maior: itens de maior valor (curva ABC), de maior volume de peças ou sensíveis. Critérios como “maior giro” o sistema não tem como saber sozinho — por isso a escolha manual cobre o que a auditoria trouxer de fora.
A palavra final é da Controladoria
Quando existe contagem oficial (3ª ou 4ª) para um item, é ela que vale no resultado — acima das contagens da operação. É assim que o inventário chega a um número único e defensável para cada posição.
O indicador que resume tudo: acuracidade
A acuracidade mede o quanto o resultado oficial do inventário confere com o estoque que o sistema esperava. É o principal indicador de qualidade do trabalho e aparece no fechamento e nos relatórios.
Posições que conferem com o sistema
Quanto mais alta, menos diferenças entre o físico e o sistêmico. O sistema calcula esse número sozinho ao consolidar o resultado oficial — você não precisa fazer conta. No exemplo ao lado, 98,2% das posições bateram.
acuracidade = posições corretas ÷ posições totaisFechamento & relatórios finais
Com todas as contagens conferidas e as divergências resolvidas pela Controladoria, é hora de fechar. Finalizar o inventário trava o resultado e libera os relatórios oficiais — em PDF para apresentação e em Excel para análise — com o resultado oficial e a acuracidade consolidada.
Finalize o inventário
No painel Controladoria (aba Comando), a Controladoria aciona Finalizar Inventário. Isso encerra o ciclo e bloqueia novas contagens — o resultado oficial fica consolidado. Faça este passo apenas quando tiver certeza de que tudo foi conferido.
Gere os relatórios em PDF e Excel
Em Relatórios Finais, exporte o fechamento. O PDF traz o resumo executivo pronto para assinatura; o Excel abre o detalhamento em abas — 1ª Contagem, 2ª Contagem e Resultado Oficial — para auditoria e cruzamento de dados.
O que o relatório mostra
Sempre lado a lado: sistêmico × oficial
O resumo compara o que o sistema esperava (quantidade e valor sistêmicos) com o que foi efetivamente apurado (resultado oficial). A diferença entre as duas colunas é a base da acuracidade — e o ponto de partida para os ajustes contábeis.
Finalizar bloqueia o inventário
Depois de finalizado, não há como registrar novas contagens naquele inventário. Confira o status de todas as rodadas e a fila de pendências antes de acionar o botão vermelho. Em caso de dúvida, gere primeiro um relatório parcial e revise.
Glossário & checklist
Um apoio de bolso para a equipe: os termos que aparecem no sistema, um roteiro para não pular etapas e as boas práticas que mais influenciam a qualidade do inventário.
Glossário
- Etiqueta
- Código único que identifica cada item, impresso no QR Code. É a chave que liga a contagem ao item da base.
- Contagem cega
- Registro feito sem ver a quantidade esperada pelo sistema nem o resultado de rodadas anteriores. Garante medições independentes.
- Divergência
- Diferença entre a quantidade contada e o estoque que o sistema registrava. Itens divergentes vão para a 3ª contagem.
- Liberar / Congelar
- Abrir uma rodada para que a contagem aconteça / travar os números dela para análise. São atos da Controladoria.
- Contagem oficial
- Contagem conduzida pela Controladoria (3ª) ou pela auditoria (4ª). Prevalece sobre as contagens da operação no fechamento.
- Pendência
- Registro que aguarda decisão da Controladoria, que pode aprová-lo ou rejeitá-lo.
- Sistêmico × Oficial
- “Sistêmico” é o que o sistema da empresa registrava antes; “oficial” é o resultado apurado no inventário. O relatório compara os dois.
- Acuracidade
- Percentual de posições cujo resultado oficial confere com o sistema. Principal indicador de qualidade do inventário.
- Locação · UM
- Locação é o endereço físico do item no estoque; UM é a unidade de medida (peça, caixa, kg…).
Checklist do inventário
- Inventário criado e equipe cadastrada com os perfis corretos.
- Reunião de abertura registrada na Controladoria (aba Comando).
- Base importada e prévia (totais de itens, quantidade e valor) conferida.
- Etiquetas geradas, impressas em 100% e fixadas nas posições.
- 1ª contagem liberada, executada e congelada.
- 2ª contagem liberada, executada e congelada (conferentes diferentes).
- 3ª contagem oficial realizada para os itens divergentes.
- Pendências resolvidas e amostra de auditoria gerada, se houver.
- Inventário finalizado e relatórios em PDF e Excel gerados.
Boas práticas
Troque os conferentes entre rodadas
Sempre que possível, quem faz a 2ª contagem não deve ser quem fez a 1ª. Duas leituras realmente independentes revelam erros que uma só esconderia.
Imprima em tamanho real
QR Codes distorcidos demoram a ler ou falham. Mantenha a impressão em 100%, sem ajuste automático à página.
Substituir só na primeira carga
O modo substituir apaga a base inteira. Com o inventário já em andamento, use a carga incremental para acrescentar etiquetas sem perder contagens nem a amostra.
Finalize só com tudo conferido
O fechamento é irreversível. Antes do botão vermelho, confira o status das rodadas e zere a fila de pendências.
Pronto para começar
Siga as seis fases na ordem, deixe cada perfil cuidar do seu papel e confie no ciclo liberar → contar → congelar. O resultado é um inventário rastreável, com a acuracidade calculada e relatórios prontos para a contabilidade.